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职场支招:每天做一点更有效率

发布日期:2019-04-08  来源:

在讲求速度的现代工作环境,与时间赛跑早已是家常便饭,更是许多人逃脱不了的恶梦。 我们和时间之间的关系其实不需要如此紧张。我们不可能增加时间,但是可以减少浪费时间, 只要我们稍许改变一下工作的方法,时间绝对够用。

你的工作是否如你所希望的有条理、整齐、有效率?是否觉得时间老是和自己过不去?时间愈来愈少,工作却是愈来愈多。

想清楚要达成的结果

这个原则听起来似乎没有什么特别,但却时常被忽略。在列出待办事项的工作清单时,我们多半只想着把要做的工作写下来,却没有退一步想,明天、下星期、或下个月要达成的目标是什么。没有想清楚目标,就觉得每件事情都是重要的、必须紧急完成。

时间管理很重要的一个原则就是决定不做哪些事情。一旦你有了清楚目标,就知道哪些事情不该做。例如:

1、早上10点之前不回任何电话。

2、晚上7点之后不工作。

3、除了A项目之外,不会分心处理其它不相关的事情。

4、收发电子邮件的时间不超过1个半小时。

5、在完成原本的工作目标之前,不会分心去做其它工作。

每天做一点更有效率

如果必须完成一份报告或项目,你会每天按部就班逐步完成其中某个部份,还是集中在某个时段完成?

正确的方法是,每天做一点比较有效率。好比说,你要学习新的乐器或是语言,最有效的学习方法就是每星期固定上课与复习。原因在于,人的大脑需要时间消化与吸收信息、创造连结、最后形成新的想法或观点。

切割工作、分阶段完成是很重要的,但是也不需要把时间拉太长。想必你也有过这样的经验,如果太早开始,因为距离最后期限还有很长的时间,通常不是很用心在做。

特别是,如果你担任的是项目负责人,如何拟定工作进度是非常重要的,你必须非常清楚项目的工作内容到底有哪些?要如何分类与切割,这样才能做好细部的时间规划,确实掌握进度。

别不停把工作往身上揽

拥有足够时间才能把事情做好,但如果完全没有任何时间限制,又会成为另一种灾难。

当你在排定每天的工作计划时,不仅是列出工作项目,更要在旁边注明预计花费的时间,提醒自己。如果你知道自己必须在1或2小时之内完成某项工作,就会比较专心。

每天工作时间有限,能处理的工作量当然也很有限,如果原本预计要完成5个工作项目,但是中途可能又临时插入2件非常紧急而且重要的事情。这时你该做的不仅是在工作清单中额外加上这2件事情,同时一定要删除2件其他的工作。

有兴趣不等于有能力做到

所以觉得时间不够用,是因为我们想要做的事情太多,但又低估了做这些事情需要花费的时间。把工作行程排得满满的,最后却发现根本做不完。

我们对于自己有兴趣的事情会过度乐观,只是觉得好玩,却没有考虑到可能的付出。现在就把你想要做的每件事情都写下来,列出清单之后,针对每个项目回答以下3个问题:

1、如果要全心全意去做这件事,我必须开始做哪些事情?

2、如果要全心全意去做这件事,我必须放弃做哪些事?

3、我是否做好心理准备,愿意付出一定程度的代价,全心全意去做这件事?

当你仔细想清楚真正投入某件事情需要花费的心力或时间时,就能知道自己不可能同时做那么多事,只能选择其中一两项而已。

找到适当的工作方法

就好比你在演说或写作时,内容必须很有条理、有逻辑,你的工作方法也必须如此。有时候,我们之所以觉得事情永远做不完,并非事情太多,而是工作方法出了问题。

等着你去做的事情绝对比你可用的时间还要多。1天只有24小时,我们不可能增加时间,但是可以减少时间的浪费,这也是做好时间管理的关键。

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